Vende Vakante
Në mbështjetje të ligjit nr. 152/2013 ”Për nëpunësin civil”, VKM nr 143, datë 12.03.2014, Instituti i Studimit të Krimeve dhe Pasojave të Komunizmit shpall konkursin për vendin vakant ne pozicionin e mëposhtëm:
Sekretare e ISKK per protokoll dhe arkiv
Përshkrimi i punës për pozicionin si më sipër është:
- Kryen shërbimin e sekretarisë së Drejtorit Ekzekutiv të ISKK, sistemon materialet dhe i kontrollon ato para se t’i paraqiten Drejtorit.
- Realizon lidhjen telefonike të Drejtorit me vartësit dhe homologët.
- Evidenton problemet sipas porosisë që merr nga Drejtori Ekzekutiv dhe ndjek zbatimin e tyre.
- Merr masat e nevojshme të sigurojë respektimin e axhendës së takimeve, si dhe zbatimin e protokollit të pritjes.
- Sistemon materialet në dosjet përkatëse sipas porosive të Drejtorit Ekzekutiv, duke bërë kontrollin e nevojshëm të rregullave formale të përgatitjes së dokumentave.
- Mban evidencën e posaçme që merr nga Drejtori Ekzekutiv dhe ndjek zbatimin e saj.
- Pret personat që kërkojnë takim me Drejtorin Ekzekutiv dhe kryen shërbime ndaj tyre.
- Kryen veprimet për pranimin, evidentimin (protokollin) shpërndarjen dhe nisjen e korrespondencës zyrtare.
- Kontrollon përmbushjen e kërkesave të dokumentit zyrtar që shpërndahet ose arkivohet.
- Merr pjese ne cdo mbledhje te Bordit Drejtues dhe mban e zbardh protokollin per secilen mbledhje.
- Bashkëpunon me strukturat e tjera në ISKK për të siguruar dokumentet që hyjnë, dalin ose arkivohen në insititucion.
- Plotëson kërkesat për shfrytezimin e dokumenteve.
- Sistemon dhe inventarizon dokumentet që hyjnë ose krijohen brenda institucionit.
- Dokumentet që mbajnë shënimin “sekret shtetëror”, ato që vijnë në emër të titullarit të institucionit, i jepen direkt Drejtorit Ekzekutiv
- Përgjigjet për sigurimin e shërbimit të daktilografimit, fotokopjimitdhe lidhjes sipas kërkesave e nevojave që paraqesin drejtoritë dhe sektoret. Pas kësaj veprohet konform udhëzimeve dhe urdhërave të titullarit. Për rastet e mungesës së titullarit, delegimi i kompetencës për persona të autorizuar prej tij bëhet me shkrim.
- Dokumentet që hyjnë në adresë të institucionit hapen, arkivohen dhe i përcillen Drejtorit Ekzekutiv. Shpërndarja e tyre në strukturat përkatëse drejtuese bëhet konform shënimit të Drejtorit Ekzekutiv, kundrejt konfirmimit me shkrim të marrësit në dorëzim.
- Evidenton (protokollon) korrespondencën zyrtare për institucionet apo subjektet jashtë duke respektuar rregullat përkatëse të korrespondencës zyrtare.
- Kryen protokollimin e gjithë dokumenteve të brendshme, duke respektuar klasifikimin e tyre dhe elementët përkatës që e përbëjne atë.
- Ekzemplari i parë i dokumenteve që krijohen nga institucioni, i plotësuar me elementët përkatës (emrin, mbiemrin, firmën e hartuesit, datën dhe numrin, si dhe vulën e institucionit), depozitohet menjëherë në sekretari.
- Drejtorite dhe Sektoret dorëzojnë dosjet e prodhuara prej tyre në arkivë, kundrejt firmës së titullarit. Dosja duhet të përmbajë titullin, numrin, vitin e përmbushjes dhe sasinë e fletëve që ka.
- Dosja pajiset me inventarin e brendshëm të dokumenteve dhe hartohet nga personi përgjegjës. Punonjësi i protokollit dhe arkivës merr në dorëzim dosjen kundrejt firmës. Dokumentet që hyjnë në arkivë duhet të përmbajnë edhe vulën e institucionit.
- Shfrytëzimi i dokumenteve në emër të institucionit apo për llogari të institucioneve të tjera dhe fotokopjimi i tyre bëhet vetëm me autorizim me shkrim të titullarit. Kur këto fotokopje i dërgohen institucioneve të tjera, ato shoqërohen me shkresë përcjellëse.
- Dhënia në dorëzim e dokumenteve bëhet fletë më fletë, sipas inventarit të brendshëm dhe kundrejt firmës së marrësit. Kthimi i tyre në arkiv bëhet në mënyrë të njëjtë dhe rimarrja në dorëzim firmoset nga punonjësi i protokollit dhe arkivës. Dhënia dhe marrja në dorëzim dokumentohet në një kartelë të veçantë.
- Çel dhe evidenton veprimet e magazinës, mban kartelat 2-fishe të magazinës dhe kryen rakordimin përkatës, me pergjegjesin e finances.
- Punonjësi i protokollit dhe arkivës merr masa për ruajtjen fizike të dokumenteve.
- Kryen detyra të tjera të veçanta që i ngarkohen nga Pergjegjesi i Sektorit e Drejtori i Ekzekutiv.
Kandidati duhet të plotësojë kërkesat e posaçme si më poshtë:
- Të këtë diplomë universitare në Shkencat Sociale, Humanitare
- Të ketë përvojë në punën ne kete fushe
- Të ketë informacion mbi të gjitha aspektet e periudhës komuniste në Shqipëri
- Të jetë i informuar mbi gjithë aktivititetin e ISKK
- Të provojë aftësi komunikuese të punës në grup
- Të njohë së paku gjuhën angleze
- Të ketë përvoja pune ose kualifikime të cilat përshtaten me profilin e aktivitetit të ISKK
Lista e dokumentave që duhet të plotësojë kandidati:
a) Letërnjoftimi për aplikim në vendin vakant;
b) 1 kopje e jetëshkrimit;
c) Një numër kontakti dhe adresën e plotë të vendbanimit;
ç) Fotokopje e diplomës. Nëse aplikanti disponon një diplomë të një universiteti të huaj, atëherë ai duhet ta këtë të njehësuar atë pranë ministrisë përgjegjëse për arsimin;
d) Fotokopje e listës së notave. Nëse ka një diplomë dhe listë notash të ndryshme me vlerësimin e njohur në Shtetin Shqipar, atëherë aplikanti duhet ta ketë të konvertuar atë sipas sistemit shqiptar;
dh) 1 kopje të librezës së punës, e plotësuar;
e) Vërtetimi i gjendjes gjyqësore;
ë) Çertifikata të kualifikimeve, trajnimeve të ndryshme;
f) Dëshmi të njohjes së gjuhëve të huaja.
g) Fotokopje letërnjoftimi.
Shënim: afati i dorëzimit të dosjes së dokumentave e të konkurimit në ISKK fillon nga data 20. 12. 2017 deri me datë 15. 01. 2018. Ne datë 16. 01. 2018, në orën 10.00 bëhet marrja në intervistë e kandidateve para komisionit te posacem në ambientet e Institutit të Studimeve të Krimeve dhe Pasojave të Komunizmit (ISKK).