Vende Vakante

Në mbështjetje  të ligjit nr. 152/2013  ”Për nëpunësin civil”, VKM  nr 143, datë 12.03.2014, Instituti i Studimit të Krimeve dhe Pasojave të Komunizmit shpall konkursin për vendin vakant ne pozicionin e mëposhtëm:

Sekretare e ISKK per protokoll dhe arkiv

Përshkrimi i punës për pozicionin si më sipër është:

 

  1. Kryen shërbimin e sekretarisë së Drejtorit Ekzekutiv të ISKK, sistemon materialet dhe i kontrollon ato para se t’i paraqiten Drejtorit.
  2. Realizon lidhjen telefonike të Drejtorit me vartësit dhe homologët.
  3. Evidenton problemet sipas porosisë që merr nga Drejtori Ekzekutiv dhe ndjek zbatimin e tyre.
  4. Merr masat e nevojshme të sigurojë respektimin e axhendës së takimeve, si dhe zbatimin e protokollit të pritjes.
  5. Sistemon materialet në dosjet përkatëse sipas porosive të Drejtorit Ekzekutiv, duke bërë kontrollin e nevojshëm të rregullave formale të përgatitjes së dokumentave.
  6. Mban evidencën e posaçme që merr nga Drejtori Ekzekutiv dhe ndjek zbatimin e saj.
  7. Pret personat që kërkojnë takim me Drejtorin Ekzekutiv dhe kryen shërbime ndaj tyre.
  8. Kryen veprimet për pranimin, evidentimin (protokollin) shpërndarjen dhe nisjen e korrespondencës zyrtare.
  9. Kontrollon përmbushjen e kërkesave të dokumentit zyrtar që shpërndahet ose arkivohet.
  10. Merr pjese ne cdo mbledhje te Bordit Drejtues dhe mban e  zbardh protokollin per secilen mbledhje.
  11. Bashkëpunon me strukturat e tjera në ISKK për të siguruar dokumentet që hyjnë, dalin ose arkivohen në insititucion.
  12. Plotëson kërkesat për shfrytezimin e dokumenteve.
  13. Sistemon dhe inventarizon dokumentet që hyjnë ose krijohen brenda institucionit.
  14. Dokumentet që mbajnë shënimin “sekret shtetëror”, ato që vijnë në emër të titullarit të institucionit, i jepen direkt Drejtorit Ekzekutiv
  15. Përgjigjet për sigurimin e shërbimit të daktilografimit, fotokopjimitdhe lidhjes sipas kërkesave e nevojave që paraqesin  drejtoritë dhe sektoret. Pas kësaj veprohet konform udhëzimeve dhe urdhërave të titullarit. Për rastet e mungesës së titullarit, delegimi i kompetencës për persona të autorizuar prej tij bëhet me shkrim.
  16. Dokumentet që hyjnë në adresë të institucionit hapen, arkivohen dhe i përcillen Drejtorit Ekzekutiv. Shpërndarja e tyre në strukturat përkatëse drejtuese bëhet konform shënimit të Drejtorit Ekzekutiv, kundrejt konfirmimit me shkrim të marrësit në dorëzim.
  17. Evidenton (protokollon) korrespondencën zyrtare për institucionet apo subjektet jashtë duke respektuar rregullat përkatëse të korrespondencës zyrtare.
  18. Kryen protokollimin e gjithë dokumenteve të brendshme, duke respektuar klasifikimin e tyre dhe elementët përkatës që e përbëjne atë.
  19. Ekzemplari i parë i dokumenteve që krijohen nga institucioni, i plotësuar me elementët përkatës (emrin, mbiemrin, firmën e hartuesit, datën dhe numrin, si dhe vulën e institucionit), depozitohet menjëherë në sekretari.
  20. Drejtorite dhe Sektoret  dorëzojnë dosjet e prodhuara prej tyre  në arkivë, kundrejt firmës së titullarit. Dosja duhet të përmbajë titullin, numrin, vitin e përmbushjes dhe sasinë e fletëve që ka.
  21. Dosja pajiset me inventarin e brendshëm të dokumenteve dhe hartohet nga personi përgjegjës. Punonjësi i protokollit dhe arkivës merr në dorëzim dosjen kundrejt firmës. Dokumentet që hyjnë në arkivë duhet të përmbajnë edhe vulën e institucionit.
  22. Shfrytëzimi i dokumenteve në emër të institucionit apo për llogari të institucioneve të tjera dhe fotokopjimi i tyre bëhet vetëm me autorizim me shkrim të titullarit. Kur këto fotokopje i dërgohen institucioneve të tjera, ato shoqërohen me shkresë përcjellëse.
  23. Dhënia në dorëzim e dokumenteve bëhet fletë më fletë, sipas inventarit të brendshëm dhe kundrejt firmës së marrësit. Kthimi i tyre në arkiv bëhet në mënyrë të njëjtë dhe rimarrja në dorëzim firmoset nga punonjësi i protokollit dhe arkivës. Dhënia dhe marrja në dorëzim dokumentohet në një kartelë të veçantë.
  24. Çel dhe evidenton veprimet e magazinës, mban kartelat 2-fishe të magazinës dhe kryen rakordimin përkatës, me pergjegjesin e finances.
  25.  Punonjësi i protokollit dhe arkivës merr masa për ruajtjen fizike të dokumenteve.
  26.  Kryen detyra të tjera të veçanta që i ngarkohen nga Pergjegjesi i Sektorit e Drejtori i       Ekzekutiv.

 

Kandidati duhet të plotësojë kërkesat e posaçme si më poshtë:

 

  1. Të këtë diplomë universitare në Shkencat Sociale, Humanitare
  2. Të ketë përvojë në punën ne kete fushe
  3. Të ketë informacion mbi të gjitha aspektet e periudhës komuniste në Shqipëri
  4. Të jetë i informuar mbi gjithë aktivititetin e ISKK
  5. Të provojë aftësi komunikuese të punës në grup
  6. Të njohë së paku gjuhën angleze
  7. Të ketë përvoja pune ose kualifikime të cilat përshtaten me profilin e aktivitetit të ISKK

Lista e dokumentave që duhet të plotësojë kandidati:

a) Letërnjoftimi për aplikim në vendin vakant;
b) 1 kopje e jetëshkrimit;
c) Një numër kontakti dhe adresën e plotë të vendbanimit;
ç) Fotokopje e diplomës. Nëse aplikanti disponon një diplomë të një universiteti të huaj, atëherë ai duhet ta këtë të njehësuar atë pranë ministrisë përgjegjëse për arsimin;
d) Fotokopje e listës së notave. Nëse ka një diplomë dhe listë notash të ndryshme me vlerësimin e njohur në Shtetin Shqipar, atëherë aplikanti duhet ta ketë të konvertuar atë sipas sistemit shqiptar;
dh) 1 kopje të librezës së punës, e plotësuar;
e) Vërtetimi i gjendjes gjyqësore;
ë) Çertifikata të kualifikimeve, trajnimeve të ndryshme;
f) Dëshmi të njohjes së gjuhëve të huaja.
g) Fotokopje letërnjoftimi.

Shënim: afati i dorëzimit të dosjes së dokumentave e të konkurimit në ISKK fillon nga data 20. 12. 2017 deri me datë 15. 01. 2018. Ne datë 16. 01. 2018, në orën 10.00 bëhet marrja në intervistë e kandidateve para komisionit te posacem në ambientet e Institutit të Studimeve të Krimeve dhe Pasojave të Komunizmit (ISKK).